Khi thực hiện thủ tục bảo lãnh định cư Mỹ, sau khi hồ sơ được Sở Di trú Hoa Kỳ (USCIS) chấp thuận và chuyển đến Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC), người bảo lãnh và người được bảo lãnh sẽ bước vào giai đoạn chuẩn bị giấy tờ, đóng lệ phí và hoàn tất các thủ tục cần thiết trước khi phỏng vấn.

Một trong những vấn đề được quan tâm nhất là thời gian xử lý hồ sơ tại NVC mất bao lâu, bao lâu có mã hồ sơ, khi nào được xét duyệt giấy tờ và sau khi hoàn tất hồ sơ (DQ) thì mất bao lâu mới có lịch phỏng vấn?

Trên thực tế, không có một mốc thời gian cố định áp dụng cho tất cả hồ sơ. Tiến độ phụ thuộc vào diện bảo lãnh, số lượng hồ sơ đang chờ xử lý, mức độ đầy đủ của giấy tờ và lịch làm việc của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ.

Bài viết dưới đây Visa Nam Du sẽ giúp anh/chị hiểu rõ từng giai đoạn xử lý tại NVC, cách kiểm tra tiến độ và những lưu ý quan trọng để hạn chế việc hồ sơ bị chậm trễ.

Thời gian xử lý hồ sơ tại NVC mất bao lâu?

NVC là gì? Vai trò của NVC trong hồ sơ định cư Mỹ

NVC (National Visa Center) là Trung tâm Thị thực Quốc gia trực thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. Đây là cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ định cư Mỹ sau khi USCIS chấp thuận đơn bảo lãnh và chuyển hồ sơ sang NVC.

Đối với các hồ sơ xin thị thực định cư thông qua Lãnh sự quán Hoa Kỳ, NVC có nhiệm vụ chính:

Tiếp nhận hồ sơ được USCIS chuyển sang.
Tạo mã số hồ sơ (Case Number) và mã hóa đơn (Invoice ID Number).
Hướng dẫn người nộp hồ sơ đóng các khoản lệ phí theo quy định.
Tiếp nhận đơn xin thị thực định cư DS-260.
Tiếp nhận hồ sơ bảo trợ tài chính I-864 và các giấy tờ chứng minh tài chính liên quan.
Tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ dân sự của người được bảo lãnh.
Thông báo kết quả xét duyệt hồ sơ và xác nhận trạng thái Documentarily Qualified (DQ) khi đáp ứng yêu cầu.
Phối hợp với cơ quan lãnh sự để sắp xếp lịch phỏng vấn khi hồ sơ đủ điều kiện và có visa theo diện được cấp.

Cần lưu ý, NVC không phải là cơ quan quyết định cuối cùng việc cấp thị thực định cư. Việc xem xét và quyết định cấp visa thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ.

Thời gian xử lý hồ sơ tại NVC qua từng giai đoạn

Thời gian xử lý hồ sơ tại NVC không chỉ bao gồm việc kiểm tra giấy tờ mà còn trải qua nhiều bước khác nhau. Anh/chị cần phân biệt rõ từng giai đoạn để chủ động theo dõi tiến độ.

Giai đoạn 1: Tạo hồ sơ và cấp mã số NVC

Sau khi USCIS chấp thuận đơn bảo lãnh và chuyển hồ sơ sang NVC, trung tâm sẽ tiếp nhận thông tin, tạo hồ sơ và cấp mã số Case Number.

Mã hồ sơ này thường có ký hiệu thể hiện nơi xử lý hồ sơ, năm tiếp nhận và số thứ tự. Đồng thời, NVC cung cấp Invoice ID Number để người nộp hồ sơ truy cập hệ thống CEAC và thực hiện các bước tiếp theo.

Khi hoàn tất việc tạo hồ sơ, NVC gửi thư chào mừng (Welcome Letter) đến người bảo lãnh, người được bảo lãnh hoặc người đại diện có thông tin liên hệ trong hồ sơ.

Thời gian chờ cấp mã hồ sơ không có một con số cố định. Anh/chị nên theo dõi thông báo chính thức về tiến độ tạo hồ sơ của NVC thay vì mặc định rằng mọi trường hợp đều được cấp mã trong 1-2 tháng.

Giai đoạn 2: Đóng lệ phí và chuẩn bị hồ sơ

Sau khi nhận được Welcome Letter, người nộp hồ sơ có thể đăng nhập vào hệ thống CEAC để thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn.

Thông thường, các công việc cần hoàn tất gồm:

Thanh toán lệ phí bảo trợ tài chính (Affidavit of Support Fee), nếu áp dụng.
Thanh toán lệ phí đơn xin thị thực định cư (Immigrant Visa Application Processing Fee).
Điền đơn xin thị thực định cư DS-260 cho từng người được bảo lãnh thuộc diện phải khai đơn.
Chuẩn bị hồ sơ bảo trợ tài chính I-864 và các giấy tờ thuế, thu nhập theo yêu cầu.
Chuẩn bị giấy tờ dân sự như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy ly hôn, lý lịch tư pháp và hộ chiếu.

Thời gian hoàn tất giai đoạn này phụ thuộc khá nhiều vào sự chủ động của gia đình. Nếu giấy tờ đã chuẩn bị đầy đủ, thông tin thống nhất và đáp ứng yêu cầu, người nộp hồ sơ có thể hoàn thành các bước nhanh hơn.

Ngược lại, nếu thiếu giấy tờ, khai thông tin chưa chính xác hoặc cần xin cấp lại giấy tờ dân sự, tiến độ có thể kéo dài.

Giai đoạn 3: NVC xem xét hồ sơ (Case Review)

Sau khi người nộp hồ sơ hoàn tất DS-260, thanh toán lệ phí và tải lên các giấy tờ theo yêu cầu, NVC sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ.

Các nội dung được xem xét bao gồm:

Thông tin khai trong đơn DS-260.
Hồ sơ bảo trợ tài chính I-864.
Giấy tờ chứng minh thu nhập và khả năng bảo trợ tài chính.
Giấy tờ dân sự của người được bảo lãnh: Giấy khai sinh, trích lục kết hôn/ly hôn, hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng.
Tính đầy đủ, rõ ràng và phù hợp của các tài liệu được nộp.

NVC sẽ thông báo kết quả thông qua hệ thống CEAC. Nếu giấy tờ chưa đáp ứng yêu cầu, hồ sơ có thể nhận được thông báo bổ sung hoặc chỉnh sửa (Notice of Missing or Incorrect Information).

Khi đó, người nộp hồ sơ cần đọc kỹ nội dung thông báo, xác định chính xác tài liệu cần bổ sung và tải lại theo hướng dẫn.

Lưu ý: Thời gian xét duyệt không cố định cho mọi hồ sơ. NVC thường công bố thông tin về ngày hồ sơ đang được xử lý trên trang cập nhật tiến độ chính thức. Anh/chị nên đối chiếu ngày nộp giấy tờ của mình với mốc thời gian NVC đang công bố để xác định hồ sơ có đang nằm trong thời gian chờ thông thường hay không.

Giai đoạn 4: Nhận trạng thái hoàn tất hồ sơ (DQ)

Documentarily Qualified (DQ) là trạng thái cho biết NVC đã xác nhận hồ sơ đáp ứng yêu cầu về giấy tờ cần thiết để chuyển sang giai đoạn chờ phỏng vấn.

Khi được thông báo DQ, điều đó có nghĩa là người nộp hồ sơ đã hoàn tất các yêu cầu về giấy tờ theo quy trình của NVC.

Tuy nhiên, DQ không đồng nghĩa với việc hồ sơ đã được cấp visa hoặc chắc chắn có lịch phỏng vấn ngay sau đó.

Việc được xếp lịch còn phụ thuộc vào:

Diện bảo lãnh và tình trạng visa sẵn có.
Ngày hồ sơ được hoàn tất (DQ).
Số lượng hồ sơ đang chờ phỏng vấn tại cơ quan lãnh sự.
Khả năng tiếp nhận và lịch làm việc của Lãnh sự quán hoặc Đại sứ quán Hoa Kỳ.
Các yêu cầu xử lý riêng đối với từng loại hồ sơ.

Đối với diện bảo lãnh gia đình thuộc nhóm ưu tiên như F1 (bảo lãnh con trên 21 tuổi), F2A (thường trú nhân bảo lãnh vợ/chồng và con dưới 21 tuổi), F2B (thường trú nhân bảo lãnh lãnh con trên 21 tuổi) và F4 (bảo lãnh anh chị em), người được bảo lãnh cần lưu ý ngày ưu tiên (Priority Date) và Bản tin thị thực (Visa Bulletin). Hồ sơ đạt DQ nhưng ngày ưu tiên chưa đến lượt hoặc chưa có visa theo quy định thì vẫn có thể phải tiếp tục chờ.

Giai đoạn 5: Chờ NVC sắp xếp lịch phỏng vấn

Sau khi hồ sơ đạt DQ và đáp ứng điều kiện về visa, NVC phối hợp với cơ quan lãnh sự để sắp xếp lịch phỏng vấn.

Thời gian chờ lịch phỏng vấn có thể khác nhau đáng kể giữa các diện visa và từng địa điểm phỏng vấn.

Ví dụ, tại Lãnh sự quán Hoa Kỳ ở TP.HCM, tiến độ xếp lịch của nhóm hồ sơ bảo lãnh gia đình có thể khác với nhóm thị thực định cư lao động hoặc các diện thị thực khác.

Anh/chị không nên mặc định rằng cứ hoàn tất hồ sơ trước thì chắc chắn được phỏng vấn ngay sau đó. Việc phân bổ lịch còn phụ thuộc vào điều kiện cấp visa, tình trạng hồ sơ và năng lực tiếp nhận của cơ quan lãnh sự.

Khi có lịch phỏng vấn, người được bảo lãnh cần thực hiện các bước tiếp theo theo hướng dẫn, bao gồm đăng ký nhận visa, khám sức khỏe, chích ngừa và chuẩn bị hồ sơ bản chính để mang đến buổi phỏng vấn.

Những yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xử lý hồ sơ NVC

Không phải hồ sơ nào cũng có tiến độ giống nhau. Một số yếu tố có thể khiến thời gian xử lý kéo dài hơn dự kiến.

Quy tắc liên lạc trong vòng 1 năm (Điều khoản 203(g) của INA)

Trong thời gian hồ sơ được xử lý tại Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC), người bảo lãnh hoặc người được bảo lãnh cần duy trì liên lạc với NVC ít nhất một lần trong mỗi 12 tháng. Việc liên lạc có thể thực hiện thông qua đăng nhập và thao tác trên hệ thống CEAC, đóng phí, nộp giấy tờ hoặc gửi yêu cầu qua Public Inquiry Form.

Nếu không có bất kỳ phản hồi hoặc hành động liên lạc nào trong vòng 1 năm kể từ thông báo của NVC, hồ sơ có nguy cơ bị chấm dứt theo Điều khoản 203(g) của INA, dẫn đến việc hủy đăng ký bảo lãnh và mất hiệu lực của hồ sơ, trừ trường hợp được xem xét khôi phục theo quy định.

Diện bảo lãnh định cư Mỹ

Mỗi diện visa có quy trình và điều kiện xét cấp khác nhau. Các diện thân nhân trực hệ của công dân Hoa Kỳ như: IR1/CR1 (bảo lãnh vợ chồng) , IR2/CR2 (bảo lãnh con dưới 21 tuổi độc thân), IR5 (bảo lãnh cha mẹ) không chịu giới hạn số lượng visa hằng năm như các diện bảo lãnh gia đình thuộc nhóm ưu tiên.

Trong khi đó, các diện F1 (bảo lãnh con trên 21 tuổi), F2A (thường trú nhân bảo lãnh vợ/chồng và con dưới 21 tuổi), F2B (thường trú nhân bảo lãnh con trên 21 tuổi) và F4 (bảo lãnh anh chị em) phải theo dõi ngày ưu tiên và tình trạng visa trong Bản tin thị thực hằng tháng.

Hồ sơ thiếu hoặc có thông tin chưa thống nhất

Giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy ly hôn, lý lịch tư pháp và các tài liệu khác cần có thông tin phù hợp với đơn đã khai. Nếu có sai lệch về họ tên, ngày sinh, tình trạng hôn nhân hoặc thông tin cá nhân, người nộp hồ sơ có thể phải giải trình hoặc bổ sung tài liệu.

Hồ sơ bảo trợ tài chính chưa đáp ứng yêu cầu

Nếu người bảo lãnh chưa chứng minh được mức thu nhập theo quy định, thiếu giấy tờ thuế hoặc điền hồ sơ bảo trợ tài chính I-864 chưa chính xác, NVC có thể yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Khối lượng hồ sơ tại NVC và cơ quan lãnh sự

Số lượng hồ sơ đang chờ xử lý và khả năng tiếp nhận tại từng cơ quan lãnh sự cũng ảnh hưởng đến tiến độ. Vì vậy, thời gian chờ lịch phỏng vấn có thể thay đổi theo từng thời điểm.

Hồ sơ có tình tiết cần xem xét thêm

Một số trường hợp có lịch sử hôn nhân phức tạp, thông tin cá nhân chưa rõ ràng hoặc cần bổ sung tài liệu có thể mất thêm thời gian chuẩn bị và giải trình.

Cách kiểm tra tiến độ hồ sơ tại NVC qua CEAC

Anh/chị có thể chủ động theo dõi tình trạng hồ sơ thông qua hệ thống CEAC (Consular Electronic Application Center) của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ.

Địa chỉ truy cập: https://ceac.state.gov/IV

Để kiểm tra, anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống CEAC theo đường dẫn chính thức.
Bước 2: Chọn mục đăng nhập dành cho hồ sơ thị thực định cư.
Bước 3: Nhập Case Number và Invoice ID Number theo thông tin trong Welcome Letter.
Bước 4: Kiểm tra tình trạng thanh toán, đơn DS-260 và các giấy tờ đã tải lên.
Bước 5: Theo dõi thông báo từ NVC để biết hồ sơ đã được tiếp nhận, cần bổ sung hay đã hoàn tất xét duyệt.

Một số trạng thái thường gặp:

Paid: Lệ phí đã được thanh toán và ghi nhận.
Submitted: Tài liệu đã được gửi lên hệ thống.
Accepted: Tài liệu đã được chấp nhận.
Rejected: Tài liệu chưa được chấp nhận và cần kiểm tra lại.
At NVC: Hồ sơ đang được lưu trữ hoặc xử lý tại NVC.

Lưu ý, trạng thái hiển thị có thể khác nhau tùy loại tài liệu và giai đoạn xử lý. Anh/chị nên đọc nội dung thông báo cụ thể thay vì chỉ dựa vào một trạng thái riêng lẻ để kết luận toàn bộ hồ sơ.

Ngoài hệ thống CEAC, anh/chị có thể chủ động theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ tại NVC thông qua trang chính thức NVC Timeframes – Thời gian xử lý hồ sơ NVC của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ.

Trang này cung cấp thông tin cập nhật về thời gian tạo hồ sơ, xét duyệt giấy tờ và phản hồi các yêu cầu gửi đến NVC thông qua biểu mẫu liên hệ trực tuyến (Public Inquiry Form). Các mốc thời gian được cập nhật định kỳ, vì vậy anh/chị nên thường xuyên kiểm tra để nắm bắt tiến độ xử lý hồ sơ tại thời điểm tra cứu.

Làm gì khi hồ sơ NVC bị chậm xử lý?

Nếu hồ sơ đã nộp đầy đủ nhưng chưa nhận được phản hồi, anh/chị nên kiểm tra ngày nộp tài liệu và đối chiếu với thời gian xử lý NVC đang công bố.

Một số việc cần thực hiện:

Kiểm tra email thường xuyên, bao gồm cả thư mục Spam và Junk.
Đăng nhập CEAC để kiểm tra thông báo mới.
Đối chiếu ngày nộp hồ sơ với mốc thời gian xử lý hiện tại của NVC.
Nếu thời gian chờ đã vượt quá mốc công bố hoặc cần giải đáp vấn đề cụ thể, gửi yêu cầu qua Public Inquiry Form.
Cung cấp chính xác Case Number, thông tin người bảo lãnh và người được bảo lãnh khi liên hệ.

Không nên gửi nhiều yêu cầu giống nhau trong thời gian ngắn nếu chưa có lý do cần thiết, vì việc này không đồng nghĩa hồ sơ sẽ được xử lý nhanh hơn.

Đặc biệt, nếu hồ sơ đã đạt DQ nhưng chưa có lịch phỏng vấn, anh/chị cần kiểm tra thêm ngày ưu tiên, tình trạng visa và thông tin xếp lịch của cơ quan lãnh sự nơi thực hiện phỏng vấn.

Visa Nam Du hỗ trợ hồ sơ định cư Mỹ qua 6 bước NVC

Quá trình xử lý hồ sơ tại NVC đòi hỏi người nộp phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, khai thông tin chính xác và theo dõi tiến độ thường xuyên. Chỉ một sai sót trong đơn DS-260, hồ sơ bảo trợ tài chính I-864 hoặc giấy tờ dân sự cũng có thể khiến gia đình phải mất thêm thời gian bổ sung.

Với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực di trú và định cư Mỹ, Visa Nam Du hỗ trợ anh/chị trong quá trình hoàn tất 6 bước NVC, bao gồm:

Hướng dẫn thanh toán các khoản lệ phí theo yêu cầu.
Hỗ trợ khai đơn DS-260.
Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ bảo trợ tài chính I-864.
Kiểm tra giấy tờ dân sự của người được bảo lãnh.
Theo dõi tình trạng xét duyệt và hỗ trợ xử lý yêu cầu bổ sung.
Hướng dẫn chuẩn bị cho giai đoạn phỏng vấn định cư Mỹ.

Visa Nam Du chú trọng kiểm tra tính đầy đủ và thống nhất của hồ sơ, đồng thời theo sát từng giai đoạn để hỗ trợ gia đình hạn chế những sai sót không cần thiết.

Nếu anh/chị đang chờ mã hồ sơ NVC, đã nộp giấy tờ nhưng chưa được xét duyệt hoặc đã đạt DQ nhưng chưa có lịch phỏng vấn, hãy liên hệ Visa Nam Du để được tư vấn và kiểm tra tình trạng hồ sơ.

5/5 - (3 bình chọn)