Việc theo dõi hồ sơ định cư Mỹ là bước khởi đầu quan trọng ngay sau khi bạn nộp đơn cho Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS). Bởi lẽ, sau khi USCIS tiếp nhận hồ sơ di trú của bạn, họ sẽ gửi lại cho bạn một biên nhận hồ sơ (“Receipt Notice” – mẫu I-797), và sử dụng biên nhận này, bạn có thể kiểm tra tiến trình xử lý hồ sơ của mình một cách dễ dàng.
Bài viết này Visa Nam Du sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra tình trạng hồ sơ định cư ở USCIS, từ nhận biên nhận, đến cách tra cứu trực tuyến, gọi điện, và liên hệ trực tiếp với USCIS.
Biên nhận hồ sơ – Form I-797 là gì?
Mục lục
Form I-797
- Khi bạn nộp đơn định cư (ví dụ: I-130, I-485, hoặc các dạng đơn khác), USCIS sẽ gửi cho bạn Form I-797 – một “Notice of Action” (thông báo về hành động), trong đó phần I-797C (Receipt Notice) là phổ biến nhất.
- Trên biên nhận này có Receipt Number (số biên nhận, hay còn gọi là “case number”), thường gồm 3 chữ cái + 10 số. Ví dụ: EAC, WAC, LIN, SRC, hoặc IOE …
- Receipt number cực kỳ quan trọng vì bạn cần nó để theo dõi tiến trình hồ sơ thông qua công cụ Case Status của USCIS.
- USCIS khuyên bạn lưu giữ biên nhận I-797 vì số này là chìa khóa tra cứu hồ sơ.
Cách kiểm tra tình trạng hồ sơ định cư Mỹ
Dưới đây là một số phương pháp phổ biến để theo dõi hồ sơ định cư Mỹ qua USCIS sau khi bạn nhận biên nhận:
Tra cứu trực tuyến – Công cụ Case Status của USCIS
Bạn gõ số hồ sơ vào khung (receipt number)
- Truy cập công cụ Case Status Online chính thức của USCIS tại địa chỉ USCIS.gov:
- https://egov.uscis.gov/casestatus/landing.do
- Nhập Receipt Number (nhập đúng, không dùng dấu gạch ngang “-” nếu có).
- Hệ thống sẽ trả về trạng thái hiện tại của hồ sơ: ví dụ “Case Was Received” (USCIS đã nhận), “Request for Evidence” (USCIS yêu cầu thêm giấy tờ), “Case Was Approved” (hồ sơ được chấp thuận), …
- Bạn cũng có thể đăng ký nhận thông báo tự động (email hoặc SMS) khi có cập nhật mới nếu bạn sử dụng tài khoản USCIS (myUSCIS).
Theo dõi hồ sơ bằng điện thoại
- Nếu bạn muốn kiểm tra tình trạng qua điện thoại, bạn có thể gọi USCIS Contact Center (NCSC) theo số: 1-800-375-5283.
- Nếu bạn khiếm thính, hãy sử dụng TTY: 1-800-767-1833.
- Khi gọi, bạn nên chuẩn bị sẵn:
- Tên người bảo lãnh / người nộp hồ sơ
- Ngày sinh
- Receipt Number (số hồ sơ)
- Loại hồ sơ (ví dụ: I-130, I-485, v.v.)
- Lưu ý: cuộc gọi chỉ cung cấp thông tin tự động về tình trạng hồ sơ; USCIS sẽ không xử lý bổ sung giấy tờ hay yêu cầu phỏng vấn qua điện thoại. Nếu USCIS cần thêm giấy tờ, họ sẽ gửi thư qua bưu điện.
Liên hệ trực tiếp với Văn phòng USCIS
- Nếu bạn đang ở Hoa Kỳ và muốn kiểm tra hồ sơ trực tiếp, bạn có thể đến văn phòng khu vực USCIS (Service Center hoặc Field Office) gần nơi bạn cư trú.
- Dùng công cụ USCIS Office Locator để tìm số điện thoại, địa chỉ, giờ làm việc của văn phòng: USCIS cung cấp thông tin này trên trang web của họ.
- Khi đi đến văn phòng USCIS, nên mang theo: biên nhận I-797, giấy tờ tùy thân, các thư từ khác (nếu có).
Khi nào USCIS chuyển hồ sơ sang NVC?
Một khía cạnh quan trọng trong quy trình định cư là khi hồ sơ được chuyển từ USCIS sang Trung tâm Visa Quốc gia (NVC):
- Nếu hồ sơ của bạn được chấp thuận tại USCIS, bạn sẽ nhận được Một Form I-797 (Approval Notice) từ USCIS, thông báo rằng đơn định cư đã được duyệt.
- Sau khi phê duyệt, USCIS sẽ chuyển hồ sơ sang NVC (National Visa Center). Khi đó, hồ sơ của bạn rời khỏi phạm vi xử lý của USCIS, và trách nhiệm xử lý tiếp theo sẽ do NVC đảm nhiệm.
- NVC sau đó sẽ gán mã Case Number mới (ví dụ có thể là “HCM: XXXXXXX” nếu đang xử lý tại văn phòng NVC liên quan đến Việt Nam – tùy trường hợp).
Vì sao có thể không nhận được biên nhận I-797?
- Có trường hợp sau khi nộp hồ sơ, bạn không nhận được biên nhận I-797. Điều này có thể do thư biên nhận bị thất lạc, chậm chuyển qua bưu điện, hoặc gửi sai địa chỉ.
- Nếu đã hơn 1 tháng kể từ khi nộp mà bạn chưa nhận được biên nhận, bạn nên gọi USCIS theo số 1-800-375-5283 để yêu cầu cung cấp lại số hồ sơ (Receipt Number).
- Khi gọi, cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân như tên, ngày sinh, loại hồ sơ để USCIS có thể tra cứu nhanh hơn.
Một số lưu ý quan trọng khi theo dõi hồ sơ
- Lưu trữ biên nhận I-797 kỹ càng, vì Receipt Number là công cụ chính để theo dõi tiến độ và cũng là bằng chứng hợp lệ trong nhiều trường hợp.
- Cập nhật địa chỉ với USCIS nếu bạn chuyển nhà, để đảm bảo nhận được thư từ quan trọng (như biên nhận, yêu cầu bổ sung giấy tờ, thư mời phỏng vấn, …).
- Khi nhận yêu cầu bổ sung (RFE), hãy phản hồi theo đúng hướng dẫn và thời hạn USCIS đưa ra.
- Không gửi yêu cầu thay đổi lớn (như chuyển văn phòng xử lý) qua điện thoại trừ khi USCIS chỉ dẫn cụ thể; việc quan trọng nên làm bằng văn bản hoặc qua hệ thống e-Request.
Kết luận & Lời khuyên
- Tra cứu trực tuyến qua công cụ Case Status của USCIS là cách nhanh chóng, tiện lợi và phổ biến nhất để cập nhật tình trạng hồ sơ định cư Mỹ.
- Gọi điện đến USCIS cũng là lựa chọn khi bạn gặp vấn đề như mất biên nhận hoặc cần xác minh thông tin.
- Liên hệ trực tiếp văn phòng USCIS là cần thiết nếu bạn muốn trao đổi chi tiết hơn về hồ sơ.
- Khi hồ sơ được chấp thuận, USCIS sẽ gửi I-797 Approval và chuyển hồ sơ sang NVC – lúc này bạn cần chuẩn bị cho giai đoạn xử lý tiếp theo.
